Los 7 principales aprendizajes que me dejó organizar un evento en medio de la pandemia.

El compromiso está siempre sobre la mesa: el de vivir una vida fantástica y llena de significado y fue justo eso lo ratifique más que nunca en el 2020. Sin lugar a dudas fue un año muy extraño: ocurrió lo que creíamos solo pasaba en las grandes producciones de Hollywood y esto nos cambió la vida, no solo en lo personal sino también en lo profesional

Organizar un evento hoy, nunca será como antes, y así lo viví cuando tuve la oportunidad y la fortuna de ser parte del equipo que llevó a cabo uno de los primeros eventos de la industria de reuniones en México durante la pandemia, sí, nada más y nada menos que el World Meetings Forum Los Cabos 2020

Para poner un poco de contexto al amable lector, el World Meetings Forum (WMF) es un evento de 400 personas  (en condiciones normales) que reúne buyers & suppliers de diferentes regiones del mundo en un evento cuidadosamente diseñado bajo sus 4 pilares estratégicos: culture, connection, closing and purpose. Su octava edición estaba planeada del 31 de agosto al 2 de septiembre del 2020 en el increíble destino de Los Cabos... todo iba muy bien y bueno, llegó la pandemia. 😨

Como todos, pensamos que era algo de meses, pero cuando empezamos a ver que eventos insignia de la industria empezaron a cancelar, sin lugar a duda, esto nos puso en un nivel de incertidumbre aún mayor. A pesar de esto, el equipo, comandado por Rafael Hernández, Chairman de la organización, tomó la decisión de seguir adelante y hacer lo que hasta yo misma pensé era imposible, organizar un evento en medio de la pandemia... y que además no resultara en algo catastrófico (desde el punto de vista de la salud de los participantes).

La historia detallada de la planeación y la ejecución de este evento, lo dejamos para otra ocasión, porque hoy me quiero enfocar en esos grandes aprendizajes que me dejó y que, como lo mencionaba al principio, hicieron que mi 2020 fuera fantástico y lleno de significado (lo se.. que locura decir eso en un año tan difícil para todos). Si bien no quisiera que  tuvieras que organizar eventos en un momento de tanta incertidumbre, quiero compartir contigo las 7 cosas que aprendí y espero te puedan ser útiles en estos tiempos de pandemia. 

    1.    Co-responsabilidad: Por lo general, cae en la cancha del organizador de eventos, todo lo relacionado con la perfecta ejecución del evento, sin embargo, ahora, los asistentes a los eventos entraron formar parte de ese círculo virtuoso para que el evento se convierta en un lugar seguro. Si el asistente no asume su rol y participa activamente en lograr que el evento sea un lugar seguro para todos no solo siguiendo las indicaciones del organizador pero también poniendo un poco más de su parte, la gestión y el control del organizador de eventos en este tema va a tener un límite. El desafío es cómo lograr que se solidaricen ¿Cómo los haces parte del equipo? ¿Cómo te conviertes en el jugador número 12 de la cancha? ¿Cómo lo hicimos en el caso del WMF? Los hicimos parte de un propósito superior orientado a la reactivación de la industria, donde WMF se convirtió en amplificador de un mensaje muy poderoso: si se pueden hacer eventos a pesar de la pandemia. 

 2.    Más equipo que nunca: está claro que detrás de un evento exitoso se requieren equipos de trabajo efectivos y eficientes. Lo que entendí en la pandemia es que puedes tener equipos muy buenos... pero si estos no se conectan nada va a funcionar, especialmente cuando tienes que hacer cambios de frente tan drásticos como acomodar el mismo número de asistentes en un espacio donde por reglamento ya no caben 😅 y necesitas que la producción se ponga en la delantera para que operaciones del hotel pueda montar.

 3.    La magia de la unificación: que levante la mano quien haya leído más de un manual de bioseguridad! Durante la planeación, creo que mínimo leí 15 manuales de bioseguridad de los diferentes actores (desde el destino hasta el soporte logístico e institucionales de asociaciones de industria), es tanta información que puede llegar a ser más enredado que un queso oaxaca. Es aquí donde debemos unificar los manuales que nos apliquen en función de nuestro evento pensando en 3 clientes: los asistentes, la organización y la proveeduría del evento. Así se logrará un mensaje unificado y unos lineamientos claros para todos. Por supuesto, respetando siempre los manuales propios de cada uno de los actores involucrados. 

 4.    Sin miedo a nada: la tecnología, que siempre ha estado ahí, hoy toma más relevancia que nunca. Si bien plantea otro desafío importante dado que la integración de ella en cierta medida tiene un impacto directo en los modelos de negocio de todos, la oportunidad, considero yo, es que nos permite hacer aún más escalable el negocio de nuestro clientes, la pregunta es,  ¿Cómo hacemos que esta escalabilidad también impacte positivamente nuestro negocio? 

 5.    La bioseguridad llegó para quedarse. Así como ya estamos acostumbrados a los eternos filtros de seguridad en los aeropuertos, considero que muchas de las medidas se mantendrán en nuestro dia a dia y por supuesto en los eventos. 

 6.    El silencio no es una buena estrategia: la comunicación con todos tus clientes, asistentes, proveeduría y demás aliados estratégicos toma más relevancia que nunca, mantenerlos informados sobre el paso a paso, con datos duros sobre la gestión, no solo genera confianza en estos pero también da tranquilidad. Por supuesto, no saturemos y revisemos detalladamente qué mensajes generan valor y cuáles no. 

7.    En sus zapatos: si bien organizar un evento puede llegar a ser un trabajo muy estresante si sumamos el factor pandemia esto nos puede llevar muy cerca del límite de la cordura. Tratar de entender cómo se siente estar en los zapatos del equipo va a ser clave para poder hacer equipo con ellos en momento de estrés absoluto

Y así fue, luego de muchos días de estrés, sin dormir, pensando en 1500 escenarios que podrían pasar, revisando los detalles una y otra vez y después de una gran ejecución, no me atrevería a decir que perfecta por que como meeting planners siempre vamos a querer mejorar algo, el WMF llegó a su fin y los que estuvimos ahí sobrevivimos, principalmente porque creímos profundamente en ese propósito superior que nos planteamos: ser el evento que demostrará que sí se puede creando nuevos esquemas de bioseguridad. 

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